İşleme

Organik tarım metotlarıyla elde edilmiş ürünlerin sertifikasyonu için başvuran bir operatörün uygun prosedürü izlemesi gerekmektedir:

- Kontrol ve Sertifikasyon Başvurusu
- Değişiklik Bildirimi
- Ürün Değerlendirme Dokümantasyonu

Kontrol ve Sertifikasyon Başvurusu  
Bu Başvuru, uygun ICEA bürosuna (SOT) iletilmelidir. (link con elenco in cui inserire anche ufficio Turchia e Romania).
Henüz bölgesel bir büro (SOT) kurulmamış ülkeler için, uygun büro:  ICEA, Strada Maggiore 29, 40125 Bologna - Italya.

İletilecek dokümanlar:

1. ICEA Kontrol ve Sertifikasyon Sistemine Kabul için Başvuru Formu, operatör:

- 2092/91 No'lu AB Yönetmeliğine uygun kontrole konu olan ürünlerin tiplerini belirtir;

- ICEA Sertifikasyon Yönetmeliğinin hükümlerini bildiğini ve kabul ettiğini bildirir;

"Organik Tarım Metotlarıyla Üretim Bildirimi" veya ilgili ülkede yürürlükte olan ulusal yönetmeliklerde talep edilen resmi Formlar Başvuruyla birlikte iletilmelidir.

2. ICEA Fiyatlar Listesi / Fiyat Hesaplama Formu, kabul için imzalanmış. Fiyatlar Yıllık Fiyat Hesaplama Kılavuzunda belirtilmiş parametreler ve kriterlere uygun olarak hesaplanacaktır.

3. VAT (Vergi) Numarası Belgesi veya Ticaret Odası Belgesi Fotokopisi;

4. Gizlilik İfadesi, kişisel verilerin kulllanımı için (eğer kabul edildiyse).
5. Kontrol programına konu olan ürünlerin depolanması ve işlenmesi için tahsis edilmiş tüm bina ve tesislerle ilgili dokümantasyon, aşağıdakileri kapsar:

- Gerekli Sağlık İzinlerinin veya bu izinleri almak için yetkili Otoriteye yapılan başvurunun kopyası ile tesislerin kullanım amaçlarını gösteren bir kurum planı;

- HACCP Planı kopyası;
- Ürünlerin depolanması, korunması ve hazırlanması için tahsis edilmiş bina ve tesislerin planları.

6. Operatörün 2092/91 AB Yön. ve Toplum yönetmeliklerini karşılamak için uymaya çalıştığı tüm önlemleri gösteren Üretim Yönetim Planı. Bu Plan için, uygun ICEA formları doldurulabilir veya girişimcinin Kalite Sistemini gösteren diğer doküman ve prosedürler kullanılabilir.

7. Eğer operatör 3. taraflar tarafından yürütülen bazı işleme işlemlerine sahipse (örn. yağ sıkma, değirmenler vb.), rutin olarak yürütülmeyen bu işlemler için operatör kendi üretim tesislerinde yapılanlar gibi bu işlemleri de bildirmelidir. 3. tarafla imzalanan sözleşmenin bir kopyası iletilmelidir, ki bu şekilde işleyici:

-          2092/91 No'lu AB Yön. Ek III, Bölüm B, madde 5,6 ve 7'deki hükümlere uygun işleme işlemlerini yürütme sorumluluğunu üstlenecektir;

-          işleme başlama tarihini önceki bir tarihte bildirme sorumluluğunu üstlenmektedir;

-          ilgili işleme işlemleriyle ilgili dokümanlar ve yerlere ICEA personelinin erişimine izin verme sorumluluğunu üstlenmektedir.

Yukarıda sözü edilen tüm dokümanların orjinalleri ICEA ofisine (SOT) gönderilmeli ve bir kopyası da operatör tarafından saklanmalıdır.

Dokümantasyon ve Ürün Değerlendirmesi

Sertifikasyon için başvurulduğunda, her durumda, Sertifikasyon Komitesi değerlendirmesi için önce, operatör aşağıdaki dokümanları ICEA uygun ofisine (SOT) iletmelidir:

1. Yıllık İşleme Planı, sertifikalanacak tüm ürünleri listeler;
2. Hazırlama reçetesi,  sertifikalanacak her işlenmiş ürün için;
3. Tedarikçi Listesi;
4. Kullanılan hazırlama Birimlerinin Listesi.
Yukarıda sözü geçen Formlar girişimcinin aynı bilgileri sağlayan formlarıyla yer değiştirebilir.

Her yılın 31 Ocak'ında, kontrol programı altındaki operatör, meydana gelen tüm değişiklikleri gösteren, güncellenmiş Yıllık Üretim Planı'nı (APP), uygun ICEA ofisine (SOT) göndermelidir.
İstenen dokümantasyonun kabulünden sonra, ICEA yetkili Sertifikasyon Komitesi (CoCerSOT) tarafından sonraki uygunluk değerlendirmesinin yapılması için nitelikli teknik personel tarafından yürütülecek bir ilk kontrol ziyareti düzenleyecektir.

Sadece CocerSOT'un pozitif değerlendirmesinden sonra Uygunluk Belgesi (Master Sertifika) düzenlenmektedir ve ICEA son tüketiciler için tasarlanmış paketlenmiş ürünler için serbest ürünler için sertifikalar ve etiket basma izni düzenleyebilecektir.

ICEA'nın takip aktivitesi (yerinde kontroller ve gerekliyse, örnek alma), operatörün belirlenmiş risk sınıfına dayanmaktadır. her durumda, yılda en az bir kontrol yürütülecektir. Birçok durumda, ICEA habersizler de dahil daha fazla sayıda kontrol ziyareti planlar.

Operatör için belirlenen risk sınıfı, zamana bağlı olarak değişebilir, örneğin, ürünler veya bitkilerin tipinin değişmesi, pozitif analiz sonuçları veya yaptırımların uygulanması.
Sıradan muhasebe ve depo hareketi kayıtlarına ilaveten (organik ve konvansiyonel ürünlerin açık bir ayrımını kanıtlayan), operatör aşağıdaki kayıtları tutmalıdır:

- İşleme Kaydı

- Etiket Kaydı
ICEA formları veya girişimcinin benzer formları kullanılabilir veya elektronik formatta tutulabilir.

Kontrol ve Sertifikasyon Sisteminin fonksiyonları hakkında daha fazla bilgi için, lütfen 2092/91 AB Yön. için ICEA Sertifikasyon Kurallarını (M0202) dikkatlice okuyunuz.

Daha fazla bilgi için, ayrıca şunları okuyunuz:

- 2092/91 AB Yön'e göre Organik Tarımdan gelen Ürünlerin Etiketlenmesi Kılavuzu

- Hazırlama Üniteleri Zorunlulukları